Was eine Verwaltung wirklich sucht
Aus Sicht der Reinigungsfirma ist die Verwaltung ein Kunde. Aus Sicht der Bewirtschafterin ist die Reinigung eines von vielen Themen, um die sie sich in ihren Liegenschaften kümmern muss. Sie betreut vielleicht 40 Objekte, beantwortet Anfragen von Mietenden und Eigentümern und hat für die Treppenhausreinigung genau eine Erwartung: Sie soll funktionieren, ohne dass jemand anruft.
Das verändert, worauf es bei Offerte und Zusammenarbeit ankommt. Der Preis ist wichtig, weil die Kosten über die Nebenkosten bei den Mietenden landen und die Verwaltung sie begründen muss. Entscheidend für die Verlängerung ist aber, wie viel Arbeit die Reinigung der Verwaltung macht.
Phase 1: Die Offerte
Begehung vor dem Preis
Eine Offerte ohne Besichtigung ist ein Ratespiel. Bei der Begehung zeigen sich die Dinge, die den Aufwand bestimmen: Bodenbeläge, Anzahl Geschosse, Lift oder nicht, Glasflächen beim Eingang, Waschküche und Velokeller, Zufahrt und Parkmöglichkeiten. Ein Treppenhaus mit Steinboden und Lift ist in der Hälfte der Zeit gereinigt wie eines mit Teppich über fünf Stockwerke ohne Lift.
Ein Leistungsverzeichnis, das die Verwaltung weitergeben kann
Legen Sie der Offerte ein Leistungsverzeichnis bei, das jede Leistung mit Häufigkeit nennt:
| Bereich | Leistung | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Treppenhaus | Böden feucht reinigen, Handläufe abwischen | wöchentlich |
| Eingang | Glastüren und Briefkastenanlage reinigen | wöchentlich |
| Lift | Kabine, Spiegel, Bedienfeld | wöchentlich |
| Waschküche & Keller | Böden reinigen, Spinnweben entfernen | monatlich |
| Fenster Treppenhaus | innen und aussen | zweimal jährlich |
Ein solches Verzeichnis hilft der Verwaltung doppelt: Sie kann Offerten verschiedener Anbieter vergleichen, und sie hat eine Grundlage, wenn Mietende fragen, was die Reinigung eigentlich umfasst.
Ehrlich kalkulieren
Unterbieten lohnt sich in der Reinigung selten. In der Deutschschweiz gelten für die Reinigungsbranche die Mindestlöhne des allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsvertrags; dazu kommen Sozialleistungen, Ferien, Fahrzeit und Material. Wer unter diesen Kosten offeriert, muss entweder bei der Qualität sparen oder verliert mit jedem Einsatz Geld. Beides fällt der Verwaltung früher oder später auf.
Phase 2: Der Start im Objekt
Die ersten drei Monate entscheiden, wie die Verwaltung die Zusammenarbeit wahrnimmt. Drei Dinge sollten vor dem ersten Einsatz geregelt sein:
- Eine feste Ansprechperson mit Telefonnummer und E-Mail, die Reklamationen entgegennimmt und auch zurückruft.
- Die Schlüsselübergabe mit Quittung – welche Schlüssel, für welche Räume, wer sie aufbewahrt.
- Ein Aushang im Treppenhaus, der zeigt, an welchem Tag gereinigt wird und wen man bei Fragen kontaktiert. Das spart der Verwaltung Anrufe von Mietenden.
Phase 3: Die Zusammenarbeit halten
Reklamationen innerhalb eines Tages erledigen
Eine Reklamation ist nicht das Problem. Das Problem ist eine Reklamation, auf die drei Tage niemand reagiert und die die Verwaltung zweimal nachfassen muss. Bestätigen Sie jede Meldung am selben Tag und melden Sie zurück, wann und wie sie erledigt wurde – idealerweise mit einem Foto.
Kontrollen dokumentieren
Führen Sie regelmässige Qualitätskontrollen durch und halten Sie sie fest: Datum, Objekt, geprüfte Bereiche, Ergebnis. Wenn es einmal Streit gibt, ob das Treppenhaus wirklich gereinigt wurde, haben Sie einen Nachweis. Und wenn alles gut läuft, haben Sie einen Beleg dafür.
Einmal im Jahr das Gespräch suchen
Bieten Sie der Verwaltung ein kurzes Jahresgespräch an: Was lief gut, wo gab es Reklamationen, braucht es Anpassungen am Leistungsverzeichnis? Damit zeigen Sie, dass Sie das Objekt im Blick haben – und Sie erfahren früh, wenn die Verwaltung unzufrieden ist, statt erst mit der Kündigung.
Zusatzaufträge als Chance
Wer im Objekt einen guten Ruf hat, bekommt die Zusatzaufträge: Endreinigungen bei Mieterwechseln, Grundreinigungen, Fensterreinigungen in Wohnungen. Für diese Arbeiten sucht die Verwaltung niemanden Neues, sondern fragt die Firma, die schon da ist. Legen Sie dafür feste Ansätze fest, die die Verwaltung kennt – dann muss sie nicht jedes Mal eine Offerte einholen.
Fazit: Die beste Werbung ist eine ruhige Verwaltung
Reinigungsmandate werden über den Preis gewonnen und über die Zusammenarbeit verloren. Eine Offerte auf Basis einer Begehung, ein klares Leistungsverzeichnis, eine erreichbare Ansprechperson und dokumentierte Kontrollen sorgen dafür, dass die Verwaltung keinen Grund sieht, das Mandat neu auszuschreiben.
Die Hinweise ersetzen keine individuelle Rechts- oder Unternehmensberatung. Massgebend für Löhne und Arbeitsbedingungen sind die jeweils geltenden Bestimmungen des Gesamtarbeitsvertrags.
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