Rapporte und Qualitätsnachweise digital führen: Was eine Reinigungsfirma pro Monat an Büroarbeit spart

Am letzten Freitag im Monat liegen auf dem Bürotisch acht Stapel Stundenzettel. Einige sind sauber ausgefüllt, andere unleserlich, einer fehlt ganz, weil der Mitarbeiter ihn im Fahrzeug vergessen hat. Die Inhaberin überträgt die Zeiten ins Lohnprogramm, sucht die Rapporte für die Zusatzleistungen heraus und stellt die Rechnungen an die Verwaltungen zusammen.

Am Montag ruft eine Verwaltung an: Eine Mieterin beschwert sich, das Treppenhaus sei seit zwei Wochen nicht gereinigt worden. Wurde es? Die Inhaberin weiss es nicht genau – der Zettel muss irgendwo im Ordner sein.

Unser Beispiel ist eine Reinigungsfirma mit acht Mitarbeitenden und 25 Objekten, überwiegend Treppenhausreinigung und Hauswartung für Liegenschaftsverwaltungen. Die Büroarbeit bewerten wir mit CHF 65.–/h. Die Zeiten sind typische Werte aus Gesprächen mit Betrieben – Ihre eigenen Zahlen können davon abweichen.

Die Differenz von 11 Stunden pro Monat entspricht bei CHF 65.–/h rund CHF 715.– oder gut CHF 8'500.– pro Jahr. Der Aufwand verschwindet nicht ganz: Auch digitale Zeiten müssen kontrolliert und freigegeben werden. Aber niemand muss mehr abtippen, was schon einmal aufgeschrieben wurde.

Doppelte Erfassung

Auf Papier wird jede Information zweimal erfasst: einmal vor Ort auf dem Zettel, einmal im Büro im Computer. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Wird die Zeit beim Einsatz direkt auf dem Handy erfasst – mit Objekt, Beginn und Ende –, steht sie sofort für Lohn und Rechnung bereit.

Fehlende Nachweise

Reinigungsleistungen haben eine Eigenheit: Wenn sie gut gemacht sind, sieht man sie nicht. Erst wenn jemand reklamiert, wird die Frage wichtig, ob und wann gereinigt wurde. Ein Zeitstempel mit Objekt und – bei Bedarf – ein Foto nach der Reinigung beantworten diese Frage in Sekunden.

Qualitätskontrollen in der Schublade

Viele Betriebe führen Kontrollen durch, aber die Checklisten landen in einem Ordner und werden nie ausgewertet. Digital erfasste Kontrollen zeigen auf einen Blick, in welchem Objekt immer wieder dieselben Punkte bemängelt werden – und wo es Schulungsbedarf gibt.

Für Gebäudedienstleister reicht eine allgemeine Zeiterfassungs-App oft nicht. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

• Zeiterfassung pro Objekt, nicht nur pro Tag – sonst fehlt die Grundlage für die Kalkulation von Pauschalen.
• Einfache Bedienung auf dem Handy, auch für Mitarbeitende, die nicht gerne mit Apps arbeiten, und wenn möglich in mehreren Sprachen.
• Offline-Fähigkeit – im Keller oder in der Tiefgarage gibt es oft keinen Empfang.
• Digitale Arbeitsscheine mit Unterschrift für Zusatzleistungen, damit die Verwaltung die Arbeit vor Ort bestätigen kann.
• Checklisten für Qualitätskontrollen mit Fotos und Auswertung pro Objekt.
• Übergabe an Lohn und Rechnung, ohne dass etwas abgetippt werden muss.

Eine Lösung, die speziell für Hauswartung, Gebäudereinigung und Facility Management entwickelt wurde, ist gebaeudeportal.ch. Sie bündelt Einsatzplanung, Zeiterfassung, digitale Arbeitsscheine mit Unterschrift, Qualitätskontrollen und Rechnungen in einer Anwendung, die im Browser und auf dem Handy läuft.

Wer ausprobieren möchte, wie das im eigenen Betrieb aussieht, kann gebaeudeportal.ch kostenlos testen.

Die eingesparten Stunden im Büro sind ein messbarer Gewinn. Wichtiger ist für viele Betriebe aber die Sicherheit gegenüber den Verwaltungen: Wer bei jeder Reklamation sofort zeigen kann, wann, wie lange und von wem ein Objekt gereinigt wurde, führt keine Diskussionen mehr – sondern liefert Fakten. Genau das erwarten Verwaltungen von einem professionellen Gebäudedienstleister.

Transparenzhinweis: gebaeudeportal.ch ist ein Angebot der Accspert Software GmbH i.Gr., die auch gebaeudejournal.ch betreibt. Die Beispielrechnung beruht auf den oben genannten Annahmen.