Die Pauschale, die niemand nachrechnet
Pauschalen sind in der Hauswartung der Normalfall. Die Verwaltung weiss, was die Liegenschaft im Jahr kostet, und kann den Betrag sauber in die Nebenkostenabrechnung übernehmen. Der Hauswartungsbetrieb hat ein regelmässiges Einkommen und muss nicht jede Viertelstunde rapportieren.
Das funktioniert, solange der Aufwand ungefähr so bleibt wie bei der Offerte. In der Praxis bleibt er das selten. Es kommen Mieterwechsel dazu, eine defekte Lampe im Keller, eine Wohnungsabnahme, ein Anruf wegen der Waschküche. Jede einzelne Aufgabe ist klein. Zusammen machen sie aus einer guten Pauschale eine schlechte.
Die Beispielrechnung: Was offeriert wurde
Unser Beispiel ist eine Mietliegenschaft mit zwölf Wohnungen, zwei Treppenhäusern und einer kleinen Umgebung mit Rasen und Hecke. Der Betrieb rechnet mit einem Verrechnungsansatz von CHF 65.–/h, der Löhne, Sozialleistungen, Fahrzeug, Material und Verwaltung deckt. Die Zeiten sind typische Werte – Ihre eigenen Zahlen können davon abweichen.
| Leistung | Häufigkeit | Zeit pro Monat |
|---|---|---|
| Treppenhausreinigung | wöchentlich, 1.5 Std. | 6.5 Std. |
| Umgebungspflege | Rasen, Hecke, Wege (Jahresmittel) | 3.0 Std. |
| Kehricht & Container | wöchentlich bereitstellen und zurückstellen | 1.5 Std. |
| Kontrollgang Technik | Heizung, Lüftung, Beleuchtung | 1.0 Std. |
| Total offeriert | 12.0 Std. |
12 Stunden zu CHF 65.– ergeben die Pauschale von CHF 780.– pro Monat. Auf dem Papier ist die Rechnung aufgegangen.
Was tatsächlich passiert
Nach sechs Monaten wertet der Betrieb die Zeiterfassung für das Objekt aus. Die offerierten Leistungen stimmen ziemlich genau. Dazu kommt aber einiges, das in keiner Offerte stand:
| Zusätzlicher Aufwand | Beispiele | Zeit pro Monat |
|---|---|---|
| Kleinaufträge der Verwaltung | Leuchtmittel ersetzen, Türschliesser einstellen, Wohnungsübergabe begleiten | 2.5 Std. |
| Telefon & Rückfragen | Mietende, Verwaltung, Schlüsselübergaben koordinieren | 1.0 Std. |
| Zusätzliche Fahrten | Separate Fahrt für eine Meldung, die nicht bis zum nächsten Einsatz warten kann | 1.5 Std. |
| Total zusätzlich | 5.0 Std. |
Statt 12 arbeitet der Betrieb 17 Stunden pro Monat für die Liegenschaft. Die Pauschale bleibt bei CHF 780.–. Der effektive Stundenertrag sinkt damit auf rund CHF 46.– – fast ein Drittel unter dem kalkulierten Ansatz.
Rechnet man das aufs Jahr hoch: 60 Stunden unbezahlte Arbeit, das sind bei CHF 65.–/h rund CHF 3'900.– pro Liegenschaft. Wer zehn solche Objekte betreut, verschenkt einen Betrag, der einer Teilzeitstelle nahekommt.
Das eigentliche Problem: ein unklarer Leistungsumfang
Der Verlust entsteht selten, weil falsch kalkuliert wurde. Er entsteht, weil nicht festgehalten ist, was die Pauschale umfasst – und was nicht. Wenn im Vertrag nur «Hauswartung gemäss Offerte» steht, gehört aus Sicht von Verwaltung und Mietenden alles dazu, was in der Liegenschaft anfällt.
Hinzu kommt: Die meisten Betriebe erfassen ihre Zeit nicht pro Objekt, sondern pro Tag. Dann fällt erst bei der Jahresbilanz auf, dass eine Liegenschaft deutlich mehr Zeit braucht als die anderen – und dann ist die Pauschale für ein weiteres Jahr unterschrieben.
Vier Hebel für eine Pauschale, die aufgeht
1. Ein Leistungsverzeichnis statt einer Offertsumme
Halten Sie jede Leistung mit Häufigkeit fest: wöchentliche Treppenhausreinigung, Rasenmähen von April bis Oktober alle zwei Wochen, monatlicher Kontrollgang. Was nicht im Verzeichnis steht, ist keine Pauschalleistung. Das schützt Sie – und gibt der Verwaltung eine klare Grundlage gegenüber Eigentümerschaft und Mietenden.
2. Zusatzleistungen nach Aufwand
Vereinbaren Sie einen festen Ansatz für alles, was ausserhalb des Verzeichnisses liegt, zum Beispiel CHF 65.–/h in Viertelstunden-Schritten. Kleinaufträge der Verwaltung werden dann nicht abgelehnt, sondern einfach separat verrechnet. In unserem Beispiel bringen die 2.5 Stunden Kleinaufträge so rund CHF 160.– pro Monat zusätzlich.
3. Zeit pro Objekt erfassen
Nur wer die Zeit je Liegenschaft kennt, kann nachverhandeln. Eine Zeiterfassung auf dem Handy, bei der beim Einsatzbeginn das Objekt gewählt wird, reicht dafür. Nach drei Monaten sehen Sie, welche Pauschalen aufgehen und welche nicht.
4. Jährliche Überprüfung vereinbaren
Schreiben Sie in den Vertrag, dass die Pauschale jährlich anhand des erfassten Aufwands überprüft wird. Mit sauberen Zahlen ist ein solches Gespräch mit der Verwaltung keine Bittstellerei, sondern eine sachliche Abrechnung.
Das Ergebnis nach der Umstellung
Mit einem Leistungsverzeichnis und einer Aufwandsposition sieht dieselbe Liegenschaft so aus:
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Pauschale | CHF 780.– | CHF 780.– |
| Zusatzleistungen nach Aufwand | CHF 0.– | CHF 160.– |
| Arbeitszeit pro Monat | 17.0 Std. | 17.0 Std. |
| Effektiver Stundenertrag | rund CHF 46.– | rund CHF 55.– |
Die restliche Lücke – Telefon und Extrafahrten – lässt sich mit gebündelten Meldungen und festen Einsatztagen weiter verkleinern. Wenn die Verwaltung nicht dringende Meldungen sammelt und am nächsten regulären Einsatztag übergibt, entfallen die meisten Extrafahrten.
Fazit: Pauschal ja, aber mit klaren Grenzen
Die Pauschale ist für beide Seiten ein gutes Modell. Sie wird zum Problem, wenn ihr Umfang offen bleibt. Ein Leistungsverzeichnis, eine Aufwandsposition für Zusatzleistungen und eine Zeiterfassung pro Objekt sorgen dafür, dass die Pauschale das bleibt, was sie sein soll: planbar für die Verwaltung und auskömmlich für den Betrieb.
Die Beispielrechnung beruht auf den oben genannten Annahmen und ersetzt keine betriebsindividuelle Kalkulation.
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